Ongewenst gedrag kan grote schade toebrengen aan individuele medewerkers en aan collegiale relaties. De Nederlandse Arbeidsinspectie schrijft bij het beleid rond intern ongewenst gedrag de volgende onderdelen voor, naast de eerder genoemde RI&E intern ongewenst gedrag en de jaarlijkse evaluatie.
Stel binnen de corporatie een gedragsprotocol op over onderling (on)gewenst gedrag. Dat protocol geeft aan welke gedrag van medewerkers onderling als (on)gewenst wordt beschouwd. Geef ook aan welke sancties mogelijk zijn na het vertonen van ongewenst gedrag (bijvoorbeeld oplopend van berisping, schorsing, overplaatsing, ontslag tot aangifte bij de politie).Deze gedragsregels kunnen ook het gewenst en ongewenst gedrag richting huurders omvatten. Ze kunnen ook deel uitmaken van een breder integriteitsprotocol. Verstrek nieuwe medewerkers het protocol, geef er instructie over en breng het regelmatig onder de aandacht, bijvoorbeeld in teambesprekingen.
Zorg dat medewerkers als eerste stap na één of meer incidenten van ongewenst gedrag bij hun leidinggevende of een hogere leidinggevende terecht kunnen en zo veel mogelijk met behulp van de leidinggevende kunnen oplossen. Dit vereist tijd, aandacht, gesprekstechnieken en kennis bij leidinggevenden.
Zorg als corporatie dat een aanpak is uitgewerkt waar leidinggevenden houvast aan hebben. Daarin zijn onder meer de volgende aspecten uitgewerkt:
Het is belangrijk zodanig voorbereid te zijn dat nauwkeurige en doordachte besluiten kunnen worden genomen op dit delicate terrein. Daarbij is zorgvuldige behandeling van de melder en van de beklaagde van groot belang. Een duidelijke uitwerking van de te volgen aanpak bij verschillende scenario’s is daarbij vereist.
NB. Deze informele klachtenstructuur is een andere route dan de formele klachtenroute, die hieronder is uitgewerkt bij het onderdeel ‘Klachtenregeling intern ongewenst gedrag’. Waar mogelijk verdient het de voorkeur dat een medewerker na één of meer incidenten van ongewenst gedrag (eerst) de informele lijn volgt. Die is immers laagdrempeliger en de focus ligt meer op het bevorderen van open communicatie, begrip en het vinden van een bevredigende oplossing voor alle betrokken partijen.
De werkgever wijst met instemming van de ondernemingsraad één of meer onafhankelijke vertrouwenspersonen aan. Een vertrouwenspersoon heeft als centrale taak om een medewerker te ondersteunen na een incident op het gebied van ongewenst gedrag. Afhankelijk van de wens van de betrokken medewerker kan de vertrouwenspersoon een luisterend oor bieden, helpen bij het bepalen van een passende aanpak van het probleem, begeleiding bieden aan het slachtoffer bij bemiddeling tussen de betrokken partijen door een mediator of bij het indienen van een officiële klacht en dergelijke.
Daarnaast hebben vertrouwenspersonen op hun werkgebied een adviserende en voorlichtende taak binnen de organisatie.
Het is belangrijk dat er in de corporatie een cultuur is waarbij bij klachten over ongewenst gedrag een medewerker bij een leidinggevende of HR terecht kan.
Daarnaast is een ook een formele klachtenregeling nodig. Daarin wordt beschreven hoe een medewerker een klacht in kan dienen na een of meer incidenten op het gebied van intern ongewenst gedrag. Centraal in deze klachtenregeling staat een klachtencommissie die een klacht zorgvuldig onderzoekt. Dat doet zij onder meer door de klager, de aangeklaagde en eventuele getuigen te horen. Op grond hiervan zal de klachtencommissie een onderbouwd advies verstrekken aan de werkgever over de te nemen vervolgstappen.
Het is zaak om een doordachte regeling op te stellen waarin de werkwijze van deze klachtencommissie wordt beschreven. Vaak zal een vertrouwenspersoon de klager bijstaan bij de vraag of, en zo ja hoe, een klacht wordt ingediend. Een vertrouwenspersoon kan geen deel uitmaken van een klachtencommissie.
Er zijn verschillende manieren om een klachtenregeling rond intern ongewenst gedrag invulling te geven:
De Arboregelgeving schrijft voor dat de werkgever doeltreffende voorlichting en onderricht verzorgt voor medewerkers over ongewenst gedrag. Ook over ongewenst gedrag van collega’s en leidinggevenden. Medewerkers worden voorgelicht over de risico’s, de gedragscode, de vertrouwenspersonen en de klachtenregeling. De voorlichting is er ook op gericht dat medewerkers ongewenste gedragingen kunnen herkennen en weten welke informele en formele wegen zij kunnen bewandelen om het ongewenst gedrag aan te pakken.
Zorg ook voor een vaste en goed vindbare plek waar men kan zien hoe een vertrouwenspersoon te benaderen is en hoe de klachtenprocedure werkt.
Speciale aandacht is nodig voor voorlichting en onderricht aan leidinggevenden. Adequaat reageren is van groot belang. Dat vergt alert zijn op soms onduidelijke signalen. Zaken vroegtijdig op een goede manier ter sprake brengen, kan erger voorkomen. Het adequaat aanpakken van ongewenst gedrag vraagt specifieke vaardigheden. In een instructie komen de volgende aspecten aan bod:
Stimuleer leidinggevenden dat ze daadwerkelijk ingrijpen als zij worden geconfronteerd met signalen of uitingen van intern ongewenst gedrag in hun team.
Tip: Om deze voorlichting en onderricht doeltreffend te laten zijn is een doordachte aanpak nodig met ook regelmatige hernieuwde, korte aandacht voor het thema, met steeds andere werkvormen.
Het is belangrijk om een protocol te hebben voor de opvang en nazorg voor medewerkers die betrokken zijn geweest bij ernstige vormen van intern ongewenst gedrag. Maak zo’n protocol ook geschikt voor incidenten op het gebied van agressie door huurders.
Tip: De hiervoor genoemde beleidsonderdelen zijn voorgeschreven in de arboregelgeving en met name in richtlijnen van de Nederlandse Arbeidsinspectie. Zie daarvoor deze digitale tool van de Nederlandse Arbeidsinspectie, om als het ware door de bril van een arbeidsinspecteur naar het beleid van de eigen organisatie inzake intern ongewenst gedrag te kijken:
